[海外慈善]科技能否协助NPO更有效地完成任务,帮助组织达成更高层次的成就

2019年12月2日15:29 来源:凤凰网公益

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  18 世纪,生产技术改良带来了产业与社会转型,21 世纪网络科技大量应用势必对 NPO 的营运带来不小冲击。 NPO 可以自问: 科技能否协助组织更有效地完成任务,帮助组织达成更高层次的成就?

  如评估的答案为「Yes」(即运用科技可提高其成功率),那 NPO 投注科技方案决策上又有什么应注意的地方,以确保计划如期顺利进行呢?

  众多实务案例显示,即便 NPO 积极拥抱科技改进方案,其结果却是不如预期,惨遭滑铁卢的比例甚至过半。 深入探查失败的原因,则往往归结出,因为组织在某些方面欠缺良善的信息管理能力,徒有工具改良,不能保证可得到预设目标。

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  图/Jason Briscoe@ unsplash

  为确保引入科技的方案能成功或提高其成功率,要了解所谓的「信息管理策略」,它是一套协助NPO 追求有效信息管理最佳路径,透过一次次全观地检查与介入手段,强化组织原本所欠缺的信息管理「能力」。

  NPO 管理顾问公司Build Consulting 提出「信息管理策略」指导框架,包含领导与治理力、营运、流程、资料数据和技术之5 大面向。NPO 不妨先透过下列检查清单,反省自己的组织是否遇上相似的问题,若有相似症状却依旧置之不理,别说追求全面数位转型是缘木求鱼,连一般科技工具使用的效益恐怕都差强人意。

  NPO 在信息管理上常见的问题

  Governance 治理

  · 缺乏明确愿景或战略框架,来了解技术如何培力组织或满足成员需求

  · 技术解决方案的部门、团队或个人孤岛打拼,没有总体计划或指导

  · 组织不愿意根据新流程或技术进行更改

  Operations 营运

  · 技术管理方法反而导致许多项目断裂无法连结

  · 技术支援不足以应对组织所面临的挑战

  · 技术交流、沟通和培训混乱不一致

  Data 数据

  · 所记录保留的数据模型不足

  · 数据遗失或不一致

  · 难以从数据中生成准确、一致的报告

  Process 流程

  · 缺乏精心设计、商定同意和妥善记录的流程

  · 跨部门之间的冲突或不符标准流程

  · 随着组织变化,缺乏持续有机的流程演变

  Technology 技术

  · 缺乏优雅和直观的工具来支持成员或服务对象的使用体验

  · 软件无法满足业务需求

  · 糟糕的报告和分析工具

  · 系统整合不充分

  · 行动体验不佳

  建立在5 大基础面向的重要提问,帮助厘清组织现况

  一般NPO 可能有简单的信息技术计划(如IT Plan、技术使用策略或是IT 路径图)以处理、应对基本信息需求,诸如: 硬设备、作业系统、网络建置连线、办公室生产力应用工具、数位信息安全、身份识别与权限管理、网站社交账号与电子报管理发送、支持者管理系统等。 而「信息管理策略」则是在具体的技术课题之外,涵盖其它无法用肉眼观察,却是贯穿整个组织从无到有从小到大的成长变化。

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  图/Austin Distel@ unsplash

  下方的指导框架,透过5 大基础面向的重要提问,帮助NPO 厘清组织现况,以发展出符合自身需求的具体「信息管理策略」。

  领导力/治理

  组织有无明确的愿景、一致性和参与投入度? 这些要素为成功的讯息管理的基础。

  此外,组织领导层也可以自问,对信息管理如何支持组织结果有明确想象和期待吗? 所有领导人在政策的认知与支持步调是否一致和谐? 他们是否积极参推动管理流程?

  营运

  信息管理将如何配置资源、管理和沟通? 有哪些资源可用于支持信息管理运作? 由谁来管理这些资源? 整个组织内部又如何传达沟通战略?

  流程

  组织执行工作的流程,是否有明确定义、妥善记录、执行必要活动的优先级? 谁会参与这些过程? 他们的角色与任务又是什么?

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  图/Blake Wisz@ unsplash

  资料数据

  哪些数据是业务流程不可或缺的? 数据表示了什么意义? 如何知道数据是否完备、有效和准确? 如何保持数据的一致性? 谁在使用这些数据,以及数据交付的及时性如何?

  技术

  哪些技术最能支持业务流程和数据? 系统(及其供应商)与业务需求的匹配程度如何? 随着时间的推移这些技术将如何发展? 会出现哪些新技术? 持有成本与投资回报之间的关系

  5 大提醒,框架出良好的信息战略

  · 认清这5 大要素,才能框架出良好的信息战略,最后,再提醒一些重要步骤。

  · 领导者必须支持且积极参与数据治理,如果领导阶层不支持,信息就无法好好地支橕NPO。

  · 组织运营必须准备好实施和使用信息系统,如果还没准备好,就不可能成功地推动信息策略。

  · NPO 使用的流程必须明确界定,并由所有利益相关方相互理解,如果彼此无法好好沟通,则信息将继续陷入困境。

  · 以高质量且易于取用的方式构建和管理数据,不光只是构建数据,还要考虑之后的维护工作。

  · 选择合适的技术来支持NPO 的需求。

  (任真摘)

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