为了对分会各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理,有效地保护和利用档案,维护分会的合法权益,特制订本规定。
一、归档范围
分会的档案是在各项工作活动中产生的,已经办理完毕并具有保存和备查价值的文件材料和影像资料。具体分为:
(一)组织机构代码证正副本、事业法人证书正副本、开户许可证正副本;
(二)上级单位的通知、决定、决议、指示、批复等材料;
(三)各种会议、工作会议、专业会议、各级会议的会议记录、会议纪要;
(四)工作计划、制度规定、方案、安排、工作总结、通报、汇报、简报等;
(五)各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告;
(六)向上级主管单位请示,与其他单位的来往文书;
(七)各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求;
(八)职工的人事档案、劳动合同书、工资收入资料;
(九)报表、帐册、凭证等财务资料;
(十)反映机构重要活动的照片、录音带、录像带;
(十一)项目活动方案、资助项目申报划拨材料、项目开展详细资料、发放签收单等;
(十二)捐赠信息资料、捐赠协议、项目合同、合作备忘录等;
(十三)人民来信及处理情况。
二、归档要求
(一)各相关部门应集中统一管理各类档案,做到收集齐全、制度健全、管理科学、利用便捷;
(二)分会在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了分会信息资源的资料必须按年度类别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档;
(三)归档的文件材料应按规定分类,立卷后的档案要能正确地反映活动的基本面貌,并保持文件之间的历史联系;
(四)各部门存档的文件、资料应做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便,并将有关资料目录输入电脑,建立目录检索索引;
(五)相关信息资料在保留纸质文件档案的同时保留电子档案;
(六)做好对档案的管理、保密、保卫工作,以确保档案资料的完好无损。
三、档案保存期限
(一)分会组织机构代码证正副本、事业法人证书正副本、开户许可证正副本,永久保存;
(二)重要文件、合同、批复、指示、人事任免等永久保存;
(三)财务资料归档期限根据《会计法》相关规定;
(四)相关业务档案定期保管。
四、档案的鉴定和销毁
(一)分会的档案鉴定工作应根据实际情况,在秘书处的领导下,由档案管理人员会同各有关部门档案负责人及有关人员共同进行;
(二)对保管期限已满的档案,必须再次鉴定其价值,经秘书长批准后,方能决定其是否销毁,销毁应严格遵守监销制度;
(三)销毁保管期限已满的档案,应由秘书长批准,同时必须有两人以上监销,并在销毁清册上签名,注明监销日期。销毁清册应存档备查。
五、本办法自2008年1月1日起执行。