为加强慈善工作档案管理,推进慈善工作规范化标准化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》等文件精神,结合本区慈善工作实际,制定本办法。
一、慈善档案分类
慈善工作档案是指在慈善工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文本等形式的历史记录。
慈善工作档案分为业务档案与文书档案两部分,分类建档。
二、慈善业务档案
慈善业务档案分:慈善募捐类、慈善救助类、慈善义工类、其他类等项目。
(一)慈善募捐类
1、登记册。凡企业、市民募捐的款、物均要登记在册,登记册应包括捐赠时间、捐赠款、物的数量、捐赠单位的性质、地址、邮编、联系人的电话或手机;
2、捐赠意向书。捐赠单位的定向捐赠意向书或协议书等。
3、大额捐赠证书的照片、录像等。
(二)慈善救助类
1、年度各类慈善救助统计汇总表、发放清册汇总及相关材料;
2、各类助医、助困、助学调查材料,申请(审批)表、签收表;
3、各类物资救助发放汇总表、签收单;
4、其他各类救助调查材料,申请(审批)表及相关材料。
(三)慈善义工类
1、义工登记表;义工活动信息登记表;
2、有关义工活动的各类小结、报道等。
(四)其它类
1、区分会财务帐册、慈善物资收支帐册;
2、工作站年度经费预算表、年度费用申请(审批)表;
3、区分会下拨的有关救助项目与资金等相关材料。
三、慈善文书档案
慈善文书档案需确保完整准确。
1、年度工作总结;
2、各类会议纪录、纪要;
3、各类慈善活动中形成的相关文字材料、图表、声像、电子文本等;
4、上级领导视察、批示及相关材料;
5、人员、机构变动情况等;
6、群众来信来访记录及相关材料。
四、慈善档案建立
收集属归档的材料要真实、完整、齐全,文字清晰,对象明确,手续完备,不得使用铅笔、圆珠笔。
慈善工作档案各项目均按自然年度建立,一般每年(1月1日至12月31日)为一册。案卷材料收集齐全后,按时间顺序排列,并按规定编制案卷目录和页码,凡有文字的页面均为一页,中间不应有空号。
档案管理人员要认真做好收集、立卷、归档工作。每年六月底前做好上一年档案资料立卷归档工作。
五、慈善档案保管
档案存放应有专用橱柜,按规定采取防火、防盗、防潮、防霉、防虫蛀、防泄密、防消磁等安全防范措施。
工作中形成的录音、录像、电子文本、计算机信息系统等,称为电子文档。电子文档应根据实际采取阶段性备份措施,防止因病毒造成信息丢失。
六、慈善档案鉴别、销毁和监销
过期的档案,没有保存价值的、可以销毁的材料,必须由工作站办公室负责人和具体工作责任人等两人以上鉴别,报请站长批准并备案后由两人以上实施销毁。监销人在档案销毁前应予核实,销毁后签字确认,严禁擅自销毁档案。
七、慈善档案保管期限
按我国现行档案管理规定,档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
工作站要完整保存在实际工作中形成的各种档案资料,同时按规定将永久和长期保存的档案原件移送镇、街道、园区档案室保存,工作站保存复印件。
二○○九年七月三十一日