为了加强档案基础管理,有效地提供档案利用服务,结合我分会档案工作的情况,特制定以下各项制度:
一、档案保密制度
1.严格遵守国家《保密法》的规定,增强保密意识,自觉维护档案的安全和保密。
2.档案收进、移出和借阅必须按规定办理不发生差错,杜绝案卷遗失。
3.不准擅自携带案卷外出,不得在共公场所或与无关人员谈论档案内容。
4.对机密档案应专柜存放,专人保管,并控制调卷范围和借阅审批手续。
二、档案借阅、利用制度
1.凡因工作需要查阅有关重要的案卷材料,应说明调查原因,并经院领导同意后方能查阅。
2.借阅时间一般不得超过半个月,档案利用完后,应及时归还。
3.档案利用人要爱护档案,查阅时不得拆封,抽取材料不得圈点、划线、添字等行为,违反者应追究责任。
4.外单位要借(查)阅上海市慈善基金会徐汇区分会重要档案材料时,需凭单位介绍信,经分会领导同意后,才可借(查)阅。
5.归还档案时,档案管理人员要当面清点,同时办理退还手续。
三、档案保管制度
1.上海市慈善基金会徐汇区分会形成的各类档案由办公室专人负责管理。
2.各类档案由专人以件为单位进行收集、整理后交办公室集中统一管理。
3.对各类档案收进、移出和借阅要做好登记。要及时进行数量统计便于了解档案库存的实际情况。
4.发现档案字迹材料褪色,纸张变质时应及时采取补救措施,保持原始材料完整性。
5.对超过保管期限的档案要进行鉴定,确无继续保存价值的档案,应编制销毁清册,并写出书面报告,经领导审批后方可进行保密销毁,销毁报告和清册均应立卷归档。
四、档案鉴定、销毁制度
1.档案鉴定应坚持全面、历史、发展的观点、全面地考察档案的价值,准确制定档案保管期限,确保档案的质量。
2.鉴定工作必须由上海市慈善基金会徐汇区分会领导负责,由办公室和有关人员组成鉴定小组。
3.鉴定人员应逐卷、遂页审阅案卷,对档案的销毁作出决定。
4.对已失去保存价值的档案,应登记“销毁清册”,经分管领
导批准,报上级主管部门审核后才能进行销毁。
5.销毁档案必须在指定地点进行,有两人以上监销。档案销毁以后,应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,并签名盖章。
五、档案工作考核规定
根据《档案法》、《档案法实施办法》和《上海市档案条例》,为了加强考核,使档案工作落到实处,特规定如下:
一、考核原则
1.贯彻优则奖、差则罚,奖罚分明的原则。
2.作为各部门的目标管理考核的重要内容。
3.作为有关责任人员岗位考核的重要依据。
二、考核办法:
1.每年年初,由办公室组织对平时归卷工作进行检查、评比。
2.每年三月份为“归档月”,办公室负责对分会文书、会计等档案的归档质量进行检查、考核。
3.列入年终组室的考核。
三、有以下行为的责任人员应给予一定的批评、处分:
1.应归档的文件材料散失严惩归档不齐全、不完整。
2.档案整理、立卷不规范,在日常检查中,质量明显较差、并屡教不改;或在检查评比中得差卷、最差卷。
3.外出开会、出差或参加重要活动,未将应归档的文件材料主动交文书人员先登记再借用的,造成文件遗失的。
4.由于档案人员保管不善和失职行为造成档案失踪的。
5.其他违反上级主管部门及分会档案管理制度造成一定后果的。