为了加强声像档案的管理,结合上海市慈善基金会徐汇区分会实际情况,制定本制度。
一、声像档案是指上海市慈善基金会徐汇区分会在各项工作活动中直接形成的具有保存、查考价值的照片、录音带、录像带等材料。
二、主办部门或经办人员要把声像材料与有关行政文书材料一起整理,单独组卷,统一编号。归档的声像材料必须是原版、原件。
三、照片材料由底片、照片、文字说明三部分构成。说明部分包括:事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。
四、光盘及视频须注明当事人姓名、事由、录制时间、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。
五、声像档案须在第二年的上半年前整理完毕,由档案部门进行编目。
六、归档后的底片、光盘均应立放于柜架上,不能格压叠放。
七、每年检查一次,如发现光盘变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、霉变现象,要及时采取措施加以补救。
八、声像档案的利用需经有关主管领导批准,不得擅自借出、复制、消磁和涂改。