上海市慈善基金会徐汇区分会档案工作制度

　　为了加强档案基础管理，有效地提供档案利用服务，结合我分会档案工作的情况，特制定以下各项制度：

　　一、档案库房管理制度

　　1、档案库房是保管档案的重要场所，非档案管理人员未经许可，一律不得进行库房。

　　2、严格加强档案库房的管理，认真做好保密和防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等保护工作。

　　3、档案库房不得堆放其他物品，更不能堆放易燃品和私人物品，严禁吸烟。

　　4、出入库房随手关门，确保库房安全。

　　5、库房要定期做好通风降温和卫生工作。

　　6、定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

　　二、档案保密制度

　　1．严格遵守国家《保密法》的规定，增强保密意识，自觉维护档案的安全和保密。

　　2．档案收进、移出和借阅必须按规定办理不发生差错，杜绝案卷遗失。

　　3．不准擅自携带案卷外出，不得在共公场所或与无关人员谈论档案内容。

　　4．对机密档案应专柜存放，专人保管，并控制调卷范围和借阅审批手续。

　　三、档案借阅、利用制度

　　1. 凡因工作需要查阅有关重要的案卷材料，应说明调查原因，并经院领导同意后方能查阅。

　　2. 借阅时间一般不得超过半个月，档案利用完后，应及时归还。

　　3. 档案利用人要爱护档案，查阅时不得拆封，抽取材料不得圈点、划线、添字等行为，违反者应追究责任。

　　4．外单位要借（查）阅上海市慈善基金会徐汇区分会重要档案材料时，需凭单位介绍信，经分会领导同意后，才可借（查）阅。

　　5．归还档案时，档案管理人员要当面清点，同时办理退还手续。

　　四、档案保管制度

　　1．上海市慈善基金会徐汇区分会形成的各类档案由办公室专人负责管理。

　　2．各类档案由专人以件为单位进行收集、整理后交办公室集中统一管理。

　　3．对各类档案收进、移出和借阅要做好登记。要及时进行数量统计便于了解档案库存的实际情况。

　　4．发现档案字迹材料褪色，纸张变质时应及时采取补救措施，保持原始材料完整性。

　　5．对超过保管期限的档案要进行鉴定，确无继续保存价值的档案，应编制销毁清册，并写出书面报告，经领导审批后方可进行保密销毁，销毁报告和清册均应立卷归档。

　　五、档案鉴定、销毁制度

　　1．档案鉴定应坚持全面、历史、发展的观点、全面地考察档案的价值，准确制定档案保管期限，确保档案的质量。

　　2．鉴定工作必须由上海市慈善基金会徐汇区分会领导负责，由办公室和有关人员组成鉴定小组。

　　3．鉴定人员应逐卷、遂页审阅案卷，对档案的销毁作出决定。

　　4．对已失去保存价值的档案，应登记“销毁清册”，经分管领

　　导批准，报上级主管部门审核后才能进行销毁。

　　5．销毁档案必须在指定地点进行，有两人以上监销。档案销毁以后，应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签名盖章。

　　六、档案工作考核规定

　　根据《档案法》、《档案法实施办法》和《上海市档案条例》，为了加强考核，使档案工作落到实处，特规定如下：

　　（一）考核原则

　　1． 贯彻优则奖、差则罚，奖罚分明的原则。

　　2． 作为各部门的目标管理考核的重要内容。

　　3． 作为有关责任人员岗位考核的重要依据。

　　（二）考核办法：

　　1．每年年初，由办公室组织对平时归卷工作进行检查、评比。

　　2．每年三月份为“归档月”，办公室负责对分会文书、会计等档案的归档质量进行检查、考核。

　　3．列入年终组室的考核。

　　（三）有以下行为的责任人员应给予一定的批评、处分：

　　1．应归档的文件材料散失严惩归档不齐全、不完整。

　　2．档案整理、立卷不规范，在日常检查中，质量明显较差、并屡教不改；或在检查评比中得差卷、最差卷。

　　3．外出开会、出差或参加重要活动，未将应归档的文件材料主动交文书人员先登记再借用的，造成文件遗失的。

　　4．由于档案人员保管不善和失职行为造成档案失踪的。

　　5．其他违反上级主管部门及分会档案管理制度造成一定后果的。

　　上海市慈善基金会徐汇区分会

　　档案人员网络图

　　上海市慈善基金会徐汇区分会

　　档案工作岗位职责

　　为了加强上海市慈善基金会徐汇区分会档案工作，逐步达到档案管理规范化、标准化要求，特对有关责任人员明确以下工作职责：

　　一、档案工作分管领导职责

　　１．组织全体分会工作人员学习、贯彻档案法律、法规，增加慈善徐汇分会工作人员档案意识，提高依法治档的自觉性。

　　２．关心支持档案工作，积极创造条件，促进本单位档案工作的不断发展，把档案工作列入个人工作目标考核范围，使之落到实处。

　　二、档案工作人员的职责：

　　1．遵守档案法律、法规，认真执行上级主管部门和分会制定的档案工作制度，忠于职守。

　　2．认真做好各类档案的接收，归档工作，把好归档文件质量关，对不符合归档标准的案件坚决退回，限期整改。

　　3．做好归档文件保密工作，不泄露档案文件机密，做好借（查）阅档案的登记手续。

　　4．参加上海市慈善基金会徐汇区分会设备开箱活动，指导有关人员收集、保管好文件，及时归档。

　　5．积极完成上级档案部门和分会领导交办的其他档案工作任务。

　　三、档案管理网络人员的职责：

　　1．负责收集、整理、保管好本部门当年形成的文件材料，养成平时归档的习惯。

　　２．发现应归档的文件使用原珠笔、彩色书写、铅笔等不规范书写材料，有责任及时退回、整改。负责对外出人员开会带回文件的收集、登记工作。

　　３．主动按归档制度，每年三月份做好各类文件的归档，办好登记移交工作。

　　上海市慈善基金会徐汇区分会文书工作制度

　　本分会文书工作遵照《国家行政机关公文处理办法》、《上海市国家行政机关公文处理实施细则》的规定，按照规范化、制度化、科学化的要求，规定如下：

　　一、文书处理

　　１．发布公文必须按照规定的公文发布的主要形式及适用范围，公文格式和行文规则进行。

　　２．以分会名义发文，需经办公室核稿，分会秘书长审签后方可打印和盖院印，因故未经分会秘书长签发的紧急的公文，应由办公室负责人审核，并征得主任口头同意，方可打印发文和盖章，但事后应补办主任签发的手续。

　　３．送印稿件更改和校对符号应规范。

　　４．以分会名义发出的证明、信函等文件材料，须加盖分会印鉴的，应经分会秘书长审核同意，并办理登记手续。

　　５．不编文号的正式文件，也应按规定发行审批手续，做好登记，立卷、归档工作。对不合格的文件，予以退回。

　　６．分会收到上级机关以及其它机关的公文，必须先登记，由办公室负责人根据办文顺序和机关业务的职责范围，提出拟办意见，供领导批办时参考。

　　７．传阅文件应本着先急后缓，先领导后一般，先主办后协办，先办理后阅知的原则进行，并做好催办工作，以免积压和拖延。文件传阅应及时、准确、安全。

　　８．外出人员在公务活动中形成或带回的文件，均应先交办公室登记、编号后再传阅或承办。文件办理完毕以后，及时归档。

　　二、文件材料的立卷归档：

　　１．本分会在各项工作中形成的各类文件材料均应及时收集、立卷、归档。

　　２．根据本分会制定的文件材料归档范围，每年结合本分会工作职责、机构设置的变化和当年的工作任务，由办公室负责以件为单位进行归档整理。

　　３．坚持文书处理部门平时归卷制度，平时归卷应根据以件为单位设置，文件办理完毕后，要及时收集、整理、归卷

　　４．立卷归档的基本要求：

　　（１）归档的文件材料必须齐全、完整。即正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件；多种文字形成的同一文件以及一组有联系的文件等必须齐全。

　　（２）归档的文件材料必须符合规范要求，公文用纸、书写材料规范，文件审核、签发手续齐全，印章不缺。

　　（３）文件材料的立卷，应按其形成规律和历史联系、文件的特征和保存价值分类整理，便于保管和利用。

　　（４）归档文件的排列，以遵循“事由原则”为主，参考时间和重要程度等因素。

　　A.不同保管期限的文件，需分别排列；

　　B.不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列；

　　C.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起；

　　D.因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件上形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。在实际工作中应尽量避免这种情况。

　　本制度自即日起实行。

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　　2009年1月

　　上海市慈善基金会徐汇区分会

　　设备档案管理制度

　　设备档案是指本单位在设备仪器购置、安装、调试和使用、保养、维修以及更新过程中形成的，具有保存价值的文字材料、图纸、图表等不同载体形式的文件材料。

　　一、根据上级档案行政管理部门的有关规定，凡购置价值在人民币2000元以上的设备仪器，设备部门应通知档案人员参加开箱验收活动。

　　二、设备仪器在购置、安装、调试过程中，由设备管理部门负责收集、整理、保管随机文件和安装、调试、验收等文件材料。在设备投入使用后，即由设备管理部门负责整理、立卷。

　　三、设备仪器在使用、保养、维修、更新过程中，由设备使用部门负责收集、整理、保管有关的文件材料。

　　上海市慈善基金会徐汇区分会

　　荣誉档案管理制度

　　为了加强荣誉档案管理，结合上海市慈善基金会徐汇区分会实际工作情况，特制定本制度。

　　一、荣誉档案归档范围包括上海市慈善基金会徐汇区分会在各项业务活动中产生和形成的，或上级单位针对我分会工作而颁发的各类具有保存价值的荣誉证书、奖状、锦旗和其他物品。

　　二、上海市慈善基金会徐汇区分会在工作中产生和形成的荣誉档案属国家财产，均由办公室集中统一管理，任何部门和个人不得占为己有。

　　三、要求归档的范围：

　　１．奖状；

　　２．证书；

　　３．锦旗、奖牌、奖杯；

　　４．其它。

　　四、归档要求

　　１．各部门收到上级单位颁发的各类具有保存价值的荣誉证书、奖状、锦旗和其他物品，应及时交办公室，由办公室统一编制档号后再存放于档案室。

　　２．荣誉档案的保管期限按国务院、国家档案局第8号令的有关规定执行：永久—区（县）级及以上的；30年—区（县）级以下的。

　　上海市慈善基金会徐汇区分会

　　声像档案管理制度

　　为了加强声像档案的管理，结合上海市慈善基金会徐汇区分会实际情况，制定本制度。

　　一、声像档案是指上海市慈善基金会徐汇区分会在各项工作活动中直接形成的具有保存、查考价值的照片、录音带、录像带等材料。

　　二、主办部门或经办人员要把声像材料与有关行政文书材料一起整理，单独组卷，统一编号。归档的声像材料必须是原版、原件。

　　三、照片材料由底片、照片、文字说明三部分构成。说明部分包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。

　　四、光盘及视频须注明当事人姓名、事由、录制时间、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。

　　五、声像档案须在第二年的上半年前整理完毕，由档案部门进行编目。

　　六、归档后的底片、光盘均应立放于柜架上，不能格压叠放。

　　七、每年检查一次，如发现光盘变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、霉变现象，要及时采取措施加以补救。

　　八、声像档案的利用需经有关主管领导批准，不得擅自借出、复制、消磁和涂改。

　　上海市慈善基金会关于会计档案的管理办法

　　为了加强会计档案的管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本管理办法。

　　1、基金会本部、各区县分会和所属单位（以下简称各单位）必须加强对会计档案的管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

　　2、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

　　（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

　　（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，票据领用簿，收据登记簿，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册,会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案和电子备份文档。

　　3、基金会各单位每年形成的会计档案，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；未设立档案部门的，应当在会计部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

　　4、移交本单位档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　5、各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　6、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、IO年、15年、25年5类。

　　7、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　8、单位因撤销、合并或者其他原因而终止的，应书面报告资产管理委员会审核，按规定办理代管或移交手续。

　　9、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

　　10、保管期满的会计档案需要销毁时，应由各单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内客报基金会资产管理委员会批准。

　　基金会应对各单位的会计档案管理工作进行检查

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　　档案分类方案及编制说明

　　一、文书档案编制说明

　　文书档案采用年度——保管期限分类方法，将档案文件以件为单位，按年度划分为永久、30年、10年三种，根据保管期限进行小流水编号排列。

　　二、会计档案编制说明

　　会计档案代字为K

　　会计档案共分4类：①凭证 ②帐册 ③报表 ④其它

　　三、设备档案编制说明

　　设备档案代字为S

　　设备档案共分3类：①办公设备 ②辅助设备 ③交通工具

　　四、声像档案编制说明

　　声像档案代字为X

　　声像档案共分2类：①照片 ②光盘

　　其中光盘类分为：1、数码照片集 2、数码视频集 3、其他

　　五、荣誉档案编制说明

　　荣誉档案代字为R

　　荣誉档案共分4类：①奖状类 ②证书类 ③锦旗/奖牌/奖杯 ④其它

　　六、图书档案编制说明

　　荣誉档案共分五类：A.慈善业务类B.政策法规类C.政治理论类

　　D.技术类 E.综合类

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　　文书档案归档范围和保管期限表

序号	类目名称	保管期限
1	机构成立、变迁主要领导任免情况	永久
2	大事记	永久
3	工作计划、总结	永久
4	分会年度报表	永久
5	与有关单位签订合同、协议、备忘录	永久/30年
6	举办重大活动资料	永久/30年
7	人事变动资料	30年
8	召开年会及全体委员会议材料	30年
9	审计报告	30年
10	慈善先进评选及获奖材料	30年
11	各类规章制度	30年
12	各类调研资料	30年/10年
13	各类培训、会议材料	30年/10年
14	各类品牌活动资料	30年/10年
15	来信来访材料	10年
16	各类助医材料	10年
17	各类助困材料	10年
18	各类助学材料	10年
19	分会信息动态	10年
20	各类定项捐款材料	10年

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　　会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
1	会计凭证	15年	包括原始、记账和汇总凭证
2	会计账簿	15年	现金、银行日记账保管25年
3	固定资产卡片	15年	报废清理后保管5年
4	辅助账簿	15年
5	财务报告（含分析）	3年	年度报告永久保存
6	会计移交清册	15年
7	银行余额调节表	5年
8	银行对账单	5年
9	档案保管、销毁清册	永久

　　注：上述的会计档案保管期限为最低保管期限

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　　设备档案保管期限表

序号	类目名称	保管期限
1	重要仪器	长期/短期
2	设备图纸	长期/短期
3	说明书	短期
4	技术文件	长期/短期
5	维修材料	短期
6	登记卡	短期
7	合格证	短期
8	其他相关材料	短期

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　　声像档案保管期限表

序号	类目名称	保管期限
1	照片	长期
2	光盘	短期

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　　荣誉档案保管期限表

　　1、本单位荣获的奖状、证书、锦旗等其他实物，市级以上为永久

　　1、本单位荣获的奖状、证书、锦旗等其他实物，区级为长期